按任务分工而不是复制全部
手机适合捕捉入口和提醒，平板适合连续阅读与手写批注，电脑负责版本比较、表格和归档。每台设备不需要保存全部缓存。
以待读、批注中、待提交和已归档组织任务，比按设备建立重复文件夹更容易判断下一步。
批注需要稳定阅读锚点
PDF可记录页码与文本片段，演示记录页序与讲解背景，音频记录时间与说话者，表格记录列名、单位和筛选条件。
只有截图或页码的笔记，在重新排版后可能无法定位。交接前应确认锚点在另一台设备仍能回到原文。
离线副本会形成并行历史
两台设备离线修改同一文件，恢复连接后都显示同步完成，并不代表内容已经合并。传输成功只说明队列处理结束。
遇到冲突应保留两份副本，比较修改内容和依据，再建立新的正式版本，不直接用最后修改时间覆盖。
先迁移一个完整样本
在旧设备仍可使用时，先恢复一份文件、一条批注、一个附件和一次权限访问。全部正常后再扩大范围。
样本迁移能在大批复制前发现账号、文件格式、批注定位与共享权限问题，返工范围也更小。
交接完成还包括旧设备
完成后撤销旧设备会话，检查下载目录、浏览器缓存和共享权限。唯一存在本地的资料应先进入正式位置。
每周抽查一个正在进行的任务，可以在集中换机之前发现入口、批注或附件断点。
用定期抽查发现断点
每周选择一个正在进行的任务，检查入口能否打开、批注能否定位、附件权限是否仍有效、正式版本是否仍在约定位置。
小范围抽查能在集中换机或项目提交前发现问题。任务结束后清理重复副本，并把临时入口转成带来源的正式记录。抽查结果还应注明设备和日期，让下次变化有明确参照；负责人也能据此确认哪些资料仍待处理。交接说明还要列出未迁移的例外，避免已完成的表述掩盖仍只存在旧设备中的文件。