入口只解决开始访问
登录入口解决身份进入，客户端解决设备访问，科研资料仍需来源、版本与用途。把三者混进下载目录，会在换机或账号异常时同时失去方向。
先写出资料链：从哪里取得、在哪个账号范围使用、正式版本在哪里、谁能修改、何时归档。关系清楚比增加同步工具更重要。
资料身份不能依赖文件名
每份核心资料记录发布者、标题、日期、版本、来源网址和取得时间。文件名方便查找，元数据负责解释它是谁。
网页内容更新时，必要的版本说明或存档能让当时的阅读与引用有可复查依据。来源失效时应明确标记。
实验条件跟随结果移动
温度、激光频率、磁场、真空、时序和探测方法决定冷原子结果如何解释。复制结果图却丢失条件，等于丢失主要证据。
实验记录与数据文件建立稳定关联，版本更新时说明哪些条件改变、哪些保持不变。
不同格式保留不同锚点
PDF使用页码和文本片段，演示使用页序与背景，音频使用时间与说话者，表格使用列名、单位和筛选条件。
统一资料库不等于统一所有记录格式。批注只有连接稳定锚点，才能在设备或文件版本变化后重新定位。
设备分工减少同步冲突
手机捕捉入口和平时提醒，平板承担连续阅读，电脑负责版本比较和归档。离线工作前先决定冲突处理方法。
换机采用小样本恢复：文件、批注、附件、权限和退出登录全部验证后，再迁移其余资料。
权限与隐私属于资料结构
公开资料、团队资料和个人敏感记录应分开。反馈登录或同步问题时，不发送密码、验证码、恢复代码和私人研究记录。
成员或设备退出时撤销会话与共享权限，并确认共同资料已经转交到受控位置。
归档保留重新理解的条件
项目结束后保留最终成果、必要来源、关键反馈、实验条件和版本关系，清理缓存与重复下载。
定期抽查旧资料能否在新设备打开、批注能否定位、来源和测量条件能否解释。恢复测试比备份成功提示更有价值。